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Certification PEPPOL : définition, rôle et importance

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Qu’est-ce que la certification PEPPOL ?

La certification PEPPOL désigne l’agrément officiel permettant à un prestataire de services de devenir un point d’accès certifié au réseau PEPPOL. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé et standardisé, initié par un projet européen en 2008, pour faciliter les échanges électroniques de documents commerciaux (notamment les factures) dans un format commun​. Ce réseau est géré par l’association internationale à but non lucratif OpenPEPPOL, qui en supervise le développement. Un point d’accès certifié PEPPOL est habilité à se connecter à ce réseau et à échanger des factures électroniques avec les autres participants, dans le respect des normes du réseau​

En France, par exemple, la plupart des points d’accès PEPPOL certifiés sont des éditeurs de solutions de dématérialisation fiscale​, autrement dit, les PDP.

Rôle de la certification PEPPOL dans la facturation électronique

La certification PEPPOL joue un rôle central pour garantir l’interopérabilité dans la facturation électronique. Concrètement, l’envoi d’une e-facture via PEPPOL suit un modèle d’échange à “quatre coins” (ou cinq si l’on compte l’annuaire du réseau) : l’entreprise émettrice transmet sa facture à son point d’accès certifié, celui-ci la fait parvenir, via l’infrastructure PEPPOL, au point d’accès du destinataire, qui la remet ensuite à l’entreprise cliente​. Chaque point d’accès effectue des contrôles automatiques (conformité au format, données requises, etc.) sur la facture avant de la relayer​. Ainsi, grâce à la certification, toutes les factures circulant dans le réseau respectent le format standard PEPPOL BIS (conforme à la norme européenne EN 16931) et des règles uniformes, ce qui garantit la compatibilité entre différents systèmes et sécurise les transactions​.

En somme, la certification des points d’accès assure que chaque acteur de la chaîne de facturation électronique parle le même langage numérique, condition indispensable pour fluidifier les échanges B2B et B2G (Business-to-Government).

Pourquoi la certification PEPPOL est importante ?

Cette certification est cruciale car elle apporte confiance et standardisation dans l’écosystème de la facturation électronique. D’une part, elle garantit le respect des normes européennes, ce qui est devenu indispensable depuis la Directive 2014/55/UE exigeant des administrations publiques de recevoir des factures électroniques conformes à un standard commun. La certification PEPPOL est donc un passeport d’interopérabilité : un prestataire certifié permet à ses clients d’envoyer des factures utilisables dans toute l’Europe, sans adaptations multiples. D’autre part, elle est un levier de conformité légale pour les entreprises et administrations qui doivent se plier aux obligations de facturation électronique. Par exemple, la France a prévu qu’à partir de 2026, toutes les entreprises devront émettre leurs factures via des plateformes de dématérialisation partenaires compatibles PEPPOL​.

De même, la Belgique impose déjà le format PEPPOL pour la facturation à ses pouvoirs publics, et de grandes entreprises belges l’utilisent volontairement en B2B​. Ces exemples montrent que la certification PEPPOL est devenue un standard de référence auquel les acteurs économiques doivent adhérer pour rester dans le jeu​. En assurant une facturation plus rapide, transparente et sécurisée, elle contribue aussi à des objectifs importants tels que la lutte contre la fraude TVA et l’amélioration de la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation.

Pourquoi ce sera, peut-être, un critère important pour votre choix de PDP ?

Toutes les PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) doivent pouvoir se connecter au PPF, certes.

Mais il ne s’agit pas de cela, il s’agit des PDP entre-elles, entre la PDP qui émet la facture et la PDP qui reçoit la facture.

Les problèmes (possibles), ce sont les connexions entre-elles ! Il faut donc bien comprendre qu’une PDP certifiée PEPPOL n’aura aucun problème avec une autre PDP certifiée PEPPOL : C’est la garantie d’interopérabilité .

Cela ne signifie pas que les autres PDP (non certifiées) ne pourront pas ce connecter entre-elles.

PEPPOL est « juste » une certification…

Vous pouvez vérifier les PDP certifiées sur le site officiel de PEPPOL :

Peppol Certified Service Providers
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Facture Électronique, cycle de vie : Faudra cliquer !

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Le cycle de vie d’une facture, tel que défini dans le chapitre 3.6.4 du dossier de spécifications externes (v2.4), est un dispositif central dans la réforme de la facturation électronique. Il permet à l’ensemble des acteurs (fournisseurs, acheteurs, plateformes de dématérialisation partenaires, portail public de facturation et administration fiscale) de suivre et de contrôler, de façon partagée et transparente, l’évolution d’une facture depuis son dépôt jusqu’à son encaissement.

Pourquoi un cycle de vie bien défini ?

  • Suivi complet du traitement
    Chaque étape de la vie d’une facture est enregistrée pour garantir que tous les intervenants connaissent précisément son statut à un instant donné. Cela permet, par exemple, de savoir si la facture a été correctement déposée, transmise, reçue ou si elle a rencontré un problème lors des contrôles.
  • Interopérabilité et traçabilité
    Le cycle de vie utilise un format structuré pour transmettre les statuts à l’administration fiscale. Cette normalisation assure que les données échangées sont compréhensibles et utilisables par tous les systèmes impliqués dans le processus.
  • Qualité de service et respect des délais
    Le suivi du cycle de vie garantit également que le traitement des factures se fait dans un ordre chronologique et conforme aux règles établies. Cela facilite le pré-remplissage des déclarations de TVA et permet d’identifier rapidement les anomalies à corriger.

Les deux niveaux de statuts

Le cycle de vie d’une facture se compose de deux ensembles de statuts :

  1. Le socle de statuts obligatoires
    Ces statuts sont essentiels pour l’administration fiscale et pour assurer la traçabilité du traitement. Ils comprennent, par exemple, le dépôt initial de la facture (code 200), le refus ou l’acceptation complète (codes 210 et 212) et la détection d’anomalies (code 213).
  2. Le socle de statuts facultatifs
    Ces statuts, bien que non transmis à l’administration fiscale, offrent une vision plus fine du processus interne et facilitent la communication entre les partenaires. Ils détaillent par exemple l’émission par la plateforme (code 201), la réception (code 202), la mise à disposition pour l’acheteur (code 203) ou encore la prise en charge par le destinataire (code 204).

La séquence des statuts

Pour illustrer le déroulement du cycle, voici un aperçu pédagogique des différentes étapes :

  • Code 200 – « Déposée » (Obligatoire)
    La facture est initialement transmise par le fournisseur à sa plateforme d’émission (PDPe). Cette étape atteste que la facture a été contrôlée (sur le plan technique et applicatif) et qu’elle est conforme aux exigences réglementaires.
  • Code 201 – « Emise par la plateforme » (Facultatif)
    La plateforme d’émission informe qu’elle a transmis la facture à la plateforme de réception (PDPr) de l’acheteur.
  • Code 202 – « Reçue par la plateforme » (Facultatif)
    La plateforme de réception confirme avoir bien reçu la facture.
  • Code 203 – « Mise à disposition » (Facultatif)
    La facture est rendue accessible à l’acheteur via la plateforme de réception.
  • Code 204 – « Prise en charge » (Facultatif)
    L’acheteur accuse réception de la facture, indiquant ainsi son engagement à la traiter.
  • Code 205 – « Approuvée » (Facultatif)
    L’acheteur valide l’intégralité de la facture, signifiant que celle-ci est conforme à ses attentes.
  • Code 206 – « Approuvée partiellement » (Facultatif)
    Dans certains cas, l’acheteur peut accepter seulement une partie de la facture, indiquant ainsi une approbation partielle.
  • Code 207 – « En litige » (Facultatif)
    Si le destinataire rencontre des désaccords ou des erreurs sur certains éléments, il peut signaler un litige.
  • Code 208 – « Suspendue » (Facultatif)
    Le traitement de la facture est mis en pause, souvent en attente de pièces justificatives complémentaires.
  • Code 209 – « Complétée » (Facultatif)
    Le fournisseur peut apporter des éléments complémentaires (par exemple, des justificatifs) afin de lever un litige ou de compléter une information manquante.
  • Code 210 – « Refusée » (Obligatoire)
    Lorsque l’acheteur rejette la facture dans son intégralité, ce statut est appliqué, indiquant une non-conformité majeure ou une anomalie critique.
  • Code 211 – « Paiement transmis » (Facultatif)
    Ce statut permet de signaler que le paiement a été initié, soit par l’acheteur, soit par le fournisseur dans le cadre d’un remboursement.
  • Code 212 – « Encaissée » (Obligatoire)
    Il s’agit d’une étape clé, indiquant que le fournisseur a perçu le paiement, que ce soit partiel ou total, et que la transaction financière est confirmée.
  • Code 213 – « Rejetée » (Obligatoire)
    Lorsqu’un ou plusieurs contrôles fonctionnels détectent une anomalie dans la facture, celle-ci est rejetée pour correction. Ce sont les PDP de l’émetteur ou du récepteur qui peuvent générer ce statut

En résumé

Le cycle de vie d’une facture électronique est donc un processus structuré qui permet :

  • De garantir une transparence totale dans le traitement des factures,
  • D’assurer la conformité réglementaire en transmettant des statuts obligatoires,
  • D’offrir des informations détaillées via des statuts facultatifs pour améliorer la gestion interne et la communication entre partenaires.

Et donc, toutes les factures devront, a minima, respecter les cycle de vie minimum.

Cela signifie qu’il faudra, d’une manière ou d’une autre confirmer que vous avez encaissé (code 212), même partiellement, votre facture.

Ce sont les PDP qui pourront proposer, ou pas, les cycles « recommandés », à leurs clients.

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Comprendre les acteurs de la réforme de la facturation électronique

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La facturation électronique s’impose progressivement comme une solution incontournable pour moderniser les échanges commerciaux et alléger les démarches administratives des entreprises. La réforme en cours vise à généraliser l’usage de la facturation dématérialisée et à optimiser la transmission des données de facturation vers l’administration fiscale. Nous vous proposons, de manière simple et didactique, de découvrir qui sont les acteurs de cette réforme et comment ils interagissent pour garantir le succès de la transition vers une gestion électronique des factures.

L’objectif est de mieux comprendre l’écosystème de la facturation électronique, pour les professionnels autant qu’aux néophytes curieux de découvrir les rouages de cette réforme. Nous aborderons tour à tour les différents acteurs – des entreprises aux plateformes de dématérialisation, en passant par le portail public de facturation et Chorus Pro – en illustrant chaque rôle avec des exemples concrets.

Les acteurs de la réforme

Les entreprises assujetties à la TVA

Microentreprise :
Une entreprise comptant moins de 10 salariés, avec un chiffre d’affaires ou un total de bilan annuel ne dépassant pas 2 millions d’euros.

PME (Petite et Moyenne Entreprise) :
Une entreprise de moins de 250 salariés, dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 50 millions d’euros ou dont le total de bilan ne dépasse pas 43 millions d’euros.

ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) :
Une structure qui ne relève pas de la catégorie des PME, avec moins de 5000 salariés, un chiffre d’affaires annuel plafonné à 1 500 millions d’euros, ou un total de bilan inférieur à 2 000 millions d’euros.

Grande entreprise :
Une entreprise qui emploie plus de 5000 personnes, ou, en cas d’effectif inférieur, dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 1 500 millions d’euros et le total de bilan est supérieur à 2 000 millions d’euros.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Définition simple :
Les plateformes de dématérialisation partenaires, ou PDP, sont des prestataires immatriculés par l’administration. Elles assurent le dépôt, la transmission et le suivi des factures électroniques. Leur mission est également d’extraire les données réglementaires contenues dans ces factures afin de les transmettre au Portail Public de Facturation.

Exemple concret :
Une entreprise de services informatiques peut faire appel à une PDP spécialisée pour gérer l’émission de ses factures. La plateforme reçoit la facture électronique, vérifie sa conformité, et la transmet ensuite à la PDP du destinataire. Simultanément, elle extrait et structure les données essentielles pour faciliter le contrôle de la TVA par l’administration fiscale en envoyant ces données aux PPF.

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Différence avec les PDP :
Les opérateurs de dématérialisation, ou OD, sont des prestataires qui offrent également des services de dématérialisation, mais qui ne sont pas immatriculés par l’administration. Leur rôle est limité : ils n’ont pas la possibilité de transmettre directement les factures électroniques aux destinataires ni de communiquer les données au portail public.

Exemple concret :
Prenons le cas d’un OD qui intervient pour une entreprise qui souhaite externaliser certaines tâches administratives. L’opérateur agit en support, par exemple en collectant les factures et en les préparant pour une PDP qui, elle, assurera la transmission officielle. L’OD joue donc un rôle intermédiaire, garantissant que les documents sont prêts à être traités par une plateforme certifiée.

Le portail public de facturation (PPF)

Rôle central du PPF :
Le Portail Public de Facturation est l’interface centrale du dispositif. Il administre l’annuaire des acteurs, concentre toutes les données de facturation, de transaction et de paiement, et transmet ces informations à l’administration fiscale. Le PPF est ainsi le garant de l’intégrité et de la traçabilité des échanges.

Exemple concret :
Supposons qu’une facture émise par une entreprise via une PDP doive être validée avant d’être transmise à l’administration fiscale. Le PPF reçoit les données, vérifie la conformité et enregistre le cycle de vie de la facture. Il s’assure que toutes les informations, telles que le statut de paiement ou la validation du destinataire, sont bien consignées et mises à jour en temps réel.

Chorus Pro

Présentation et rôle spécifique :
Chorus Pro est une plateforme dédiée à la facturation dans le secteur public (B2G – Business to Government). Elle intervient principalement pour les factures destinées aux entités publiques, telles que les administrations ou les collectivités locales. Chorus Pro permet aux fournisseurs de continuer à utiliser une solution adaptée pour leurs échanges avec le secteur public.

Exemple concret :
Un fournisseur qui vend des équipements à une mairie utilisera Chorus Pro pour envoyer sa facture. Grâce à cette plateforme, il peut s’assurer que la facture est conforme aux exigences spécifiques du secteur public et que les données nécessaires à la vérification et au paiement sont correctement transmises.

L’administration fiscale

Rôle final et importance :
L’administration fiscale est l’acteur final de ce processus. Elle reçoit l’ensemble des données de facturation, de transaction et de paiement pour les exploiter à des fins de contrôle et de recouvrement de la TVA. Son rôle est crucial pour garantir la transparence et la conformité des échanges commerciaux.

Exemple concret :
Lorsque toutes les données relatives à une facture sont correctement transmises via le PPF, l’administration fiscale peut les analyser pour détecter d’éventuelles anomalies ou fraudes. Par exemple, si une facture est signalée comme ayant un statut « rejetée » suite à des contrôles techniques ou fonctionnels, les équipes fiscales pourront contacter l’entreprise pour résoudre le problème.

Exemple de parcours d’une facture

Émission de la facture par l’entreprise
Une entreprise, par exemple une start-up spécialisée dans le développement web, émet une facture pour des prestations réalisées. Plutôt que d’imprimer et d’envoyer un document papier, elle utilise un logiciel de facturation électronique (OD).

Transmission à la PDP
La facture est ensuite transmise à la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) choisie par l’entreprise. On parle de PDP(e), c’est-à-dire de la PDP d’Emission des factures. La PDP reçoit la facture, la vérifie et en extrait les données réglementaires essentielles (montant, numéro de facture, informations sur l’acheteur et le fournisseur).

Passage par le Portail Public de Facturation (PPF)
La PDP envoie ensuite les données extraites au PPF. Le PPF centralise ces informations et les intègre dans l’annuaire des acteurs concernés. Ce processus garantit que la facture est bien enregistrée et suivie dans le système. Le PPF indique aussi la PDP du destinataire de la facture grâce à son annuaire. La facture continue son cycle pour arriver à la PDP(r), c’est-à-dire la PDP de réception l’entreprise destinataire.

Transmission à l’administration fiscale
Après vérification et contrôle, le PPF transmet les données de la facture à l’administration fiscale, qui les utilise pour assurer le suivi du paiement de la TVA et effectuer des contrôles de conformité.

Rôle de Chorus Pro dans le B2G
Si la facture concerne une transaction entre une entreprise et une entité publique, Chorus Pro intervient à la place du PPF pour gérer l’échange. Le fournisseur utilise Chorus Pro pour s’assurer que sa facture respecte les exigences spécifiques du secteur public.

Conclusion

La réforme de la facturation électronique représente une avancée majeure dans la modernisation des échanges commerciaux et la simplification des démarches administratives. Grâce à la collaboration entre les entreprises, les plateformes de dématérialisation (PDP), les opérateurs de dématérialisation (OD), le Portail Public de Facturation (PPF), Chorus Pro et l’administration fiscale, le processus devient plus efficace, sécurisé et transparent.

La réussite de cette réforme repose sur l’interopérabilité et la coopération entre tous les intervenants, garantissant ainsi que chaque facture suit un parcours précis et sécurisé du point d’émission jusqu’à la transmission finale à l’administration fiscale.

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