Le cycle de vie d’une facture, tel que défini dans le chapitre 3.6.4 du dossier de spécifications externes (v2.4), est un dispositif central dans la réforme de la facturation électronique. Il permet à l’ensemble des acteurs (fournisseurs, acheteurs, plateformes de dématérialisation partenaires, portail public de facturation et administration fiscale) de suivre et de contrôler, de façon partagée et transparente, l’évolution d’une facture depuis son dépôt jusqu’à son encaissement.
Pourquoi un cycle de vie bien défini ?
- Suivi complet du traitement
Chaque étape de la vie d’une facture est enregistrée pour garantir que tous les intervenants connaissent précisément son statut à un instant donné. Cela permet, par exemple, de savoir si la facture a été correctement déposée, transmise, reçue ou si elle a rencontré un problème lors des contrôles. - Interopérabilité et traçabilité
Le cycle de vie utilise un format structuré pour transmettre les statuts à l’administration fiscale. Cette normalisation assure que les données échangées sont compréhensibles et utilisables par tous les systèmes impliqués dans le processus. - Qualité de service et respect des délais
Le suivi du cycle de vie garantit également que le traitement des factures se fait dans un ordre chronologique et conforme aux règles établies. Cela facilite le pré-remplissage des déclarations de TVA et permet d’identifier rapidement les anomalies à corriger.
Les deux niveaux de statuts
Le cycle de vie d’une facture se compose de deux ensembles de statuts :
- Le socle de statuts obligatoires
Ces statuts sont essentiels pour l’administration fiscale et pour assurer la traçabilité du traitement. Ils comprennent, par exemple, le dépôt initial de la facture (code 200), le refus ou l’acceptation complète (codes 210 et 212) et la détection d’anomalies (code 213). - Le socle de statuts facultatifs
Ces statuts, bien que non transmis à l’administration fiscale, offrent une vision plus fine du processus interne et facilitent la communication entre les partenaires. Ils détaillent par exemple l’émission par la plateforme (code 201), la réception (code 202), la mise à disposition pour l’acheteur (code 203) ou encore la prise en charge par le destinataire (code 204).
La séquence des statuts
Pour illustrer le déroulement du cycle, voici un aperçu pédagogique des différentes étapes :
- Code 200 – « Déposée » (Obligatoire)
La facture est initialement transmise par le fournisseur à sa plateforme d’émission (PDPe). Cette étape atteste que la facture a été contrôlée (sur le plan technique et applicatif) et qu’elle est conforme aux exigences réglementaires. - Code 201 – « Emise par la plateforme » (Facultatif)
La plateforme d’émission informe qu’elle a transmis la facture à la plateforme de réception (PDPr) de l’acheteur. - Code 202 – « Reçue par la plateforme » (Facultatif)
La plateforme de réception confirme avoir bien reçu la facture. - Code 203 – « Mise à disposition » (Facultatif)
La facture est rendue accessible à l’acheteur via la plateforme de réception. - Code 204 – « Prise en charge » (Facultatif)
L’acheteur accuse réception de la facture, indiquant ainsi son engagement à la traiter. - Code 205 – « Approuvée » (Facultatif)
L’acheteur valide l’intégralité de la facture, signifiant que celle-ci est conforme à ses attentes. - Code 206 – « Approuvée partiellement » (Facultatif)
Dans certains cas, l’acheteur peut accepter seulement une partie de la facture, indiquant ainsi une approbation partielle. - Code 207 – « En litige » (Facultatif)
Si le destinataire rencontre des désaccords ou des erreurs sur certains éléments, il peut signaler un litige. - Code 208 – « Suspendue » (Facultatif)
Le traitement de la facture est mis en pause, souvent en attente de pièces justificatives complémentaires. - Code 209 – « Complétée » (Facultatif)
Le fournisseur peut apporter des éléments complémentaires (par exemple, des justificatifs) afin de lever un litige ou de compléter une information manquante. - Code 210 – « Refusée » (Obligatoire)
Lorsque l’acheteur rejette la facture dans son intégralité, ce statut est appliqué, indiquant une non-conformité majeure ou une anomalie critique. - Code 211 – « Paiement transmis » (Facultatif)
Ce statut permet de signaler que le paiement a été initié, soit par l’acheteur, soit par le fournisseur dans le cadre d’un remboursement. - Code 212 – « Encaissée » (Obligatoire)
Il s’agit d’une étape clé, indiquant que le fournisseur a perçu le paiement, que ce soit partiel ou total, et que la transaction financière est confirmée. - Code 213 – « Rejetée » (Obligatoire)
Lorsqu’un ou plusieurs contrôles fonctionnels détectent une anomalie dans la facture, celle-ci est rejetée pour correction. Ce sont les PDP de l’émetteur ou du récepteur qui peuvent générer ce statut
En résumé
Le cycle de vie d’une facture électronique est donc un processus structuré qui permet :
- De garantir une transparence totale dans le traitement des factures,
- D’assurer la conformité réglementaire en transmettant des statuts obligatoires,
- D’offrir des informations détaillées via des statuts facultatifs pour améliorer la gestion interne et la communication entre partenaires.
Et donc, toutes les factures devront, a minima, respecter les cycle de vie minimum.
Cela signifie qu’il faudra, d’une manière ou d’une autre confirmer que vous avez encaissé (code 212), même partiellement, votre facture.
Ce sont les PDP qui pourront proposer, ou pas, les cycles « recommandés », à leurs clients.