Dans notre monde numérique, de plus en plus d’entreprises abandonnent les paperasses pour se tourner vers des solutions digitales. La facturation, autrefois synonyme de piles de papiers et de démarches complexes, se digitalise pour devenir plus simple, plus rapide et surtout plus transparente.
Essayons d’expliquer en toute simplicité deux concepts souvent confondus : l’e-invoicing et l’e-reporting.
(sans se demander pourquoi c’est en anglais)
Même si vous n’êtes pas expert en comptabilité, vous verrez comment ces outils vont transformer, de gré ou de force, la gestion des factures et des transactions, facilitant ainsi le quotidien des entreprises et le contrôle fiscal…
Qu’est-ce que l’e-invoicing ?
L’e-invoicing (la facture électronique) correspond à l’obligation, imposée par le Code général des impôts, d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures sous format électronique pour toutes les transactions domestiques entre assujettis à la TVA.
L’e-invoicing va bien au-delà de l’envoi d’un simple PDF. C’est un véritable processus de facturation électronique structuré qui permet de créer, transmettre et gérer les factures de façon automatisée et sécurisée. Plutôt que de numériser un document papier, l’e-invoicing intègre toutes les données réglementaires indispensables – comme le montant, la date, le numéro de facture, les taux de TVA et bien d’autres informations – dans un format standardisé (tel que l’UBL ou le CII).
Grâce à ce format structuré, chaque facture est automatiquement vérifiée par des contrôles techniques et fonctionnels, ce qui réduit considérablement les risques d’erreurs et facilite la gestion comptable. De plus, le système enregistre tout le cycle de vie de la facture : son émission, sa réception, sa validation, le suivi des paiements et même le traitement des éventuelles réclamations. Ce suivi complet permet non seulement d’améliorer la transparence, mais aussi d’accélérer les délais de traitement et de paiement.
Grâce à ce dispositif, les factures sont non seulement créées et envoyées de manière sécurisée, mais leurs données sont également extraites et transmises directement à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF), garantissant ainsi une conformité et une interopérabilité optimales entre tous les acteurs.
En résumé, l’e-invoicing modernise la facturation en remplaçant la traditionnelle facture papier par un échange de données riche et sécurisé, répondant aux exigences strictes de l’administration fiscale tout en simplifiant la vie des entreprises.
Le format Factur-x est un format qui a une face « lisible par les humains » et une face « pour les machines » . C’est un PDF spécial qui contient les 2 formats.
Les formats UBL et CII, eux, ne sont que pour des machines.
Qu’est-ce que l’e-reporting ?
Contrairement à l’e-invoicing qui gère la transmission des factures électroniques, l’e-reporting se concentre uniquement sur les données relatives aux transactions et aux paiements – et non sur la facture elle-même. Il s’agit d’un dispositif obligatoire qui impose aux entreprises de transmettre, dans un format structuré, toutes les informations sur leurs opérations commerciales (livraisons de biens, prestations de services) et sur les paiements effectués.
Par exemple, dans le cadre d’opérations B2C (Business-to-Consumer), une entreprise peut réaliser des ventes directement aux consommateurs sans toujours émettre une facture individuelle pour chaque transaction. Grâce à l’e-reporting, ces ventes sont néanmoins rapportées à l’administration fiscale via un ensemble de données détaillées sur les transactions et les encaissements. De même, pour des transactions B2B internationales, l’e-reporting permet de déclarer de manière normalisée les échanges entre entreprises situées à l’étranger, assurant ainsi une traçabilité complète des paiements et facilitant le contrôle fiscal sur des opérations transfrontalières.
En résumé, l’e-reporting offre à l’administration fiscale une vision globale et en temps réel de l’activité commerciale des entreprises en se focalisant sur les transactions et les paiements, renforçant ainsi la transparence et la lutte contre la fraude.
Conclusion
L’e-invoicing, c’est la facturation électronique : on crée, envoie et gère les factures de manière numérique avec toutes les infos nécessaires (montants, TVA, etc.). L’e-reporting, lui, ne s’intéresse pas aux factures, mais aux données sur les transactions et les paiements – par exemple, le suivi des ventes aux particuliers ou des échanges internationaux entre entreprises. En gros, l’e-invoicing concerne le document de facturation lui-même, tandis que l’e-reporting compile les données de vos opérations et encaissements pour un meilleur contrôle de la fiscalité de votre entreprise.